Chargé de Mission-Accueils & Secrétariats Médicaux H/F - 86

Chargé de mission pilotage de la performance des accueils et des secrétariats médicaux H/F
Direction Générale
CDD d'un an renouvelable
Temps plein
A compter du 05 janvier 2026

I. Présentation générale du CHU

Composé d'environ 2 700 lits et places, le CHU de Poitiers s'étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l'ensemble du territoire de la Vienne.
Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d'appel régional et de recours pour les 1,8 million d'habitants du Poitou-Charentes.
Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d'activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne.

II. Poste proposé
- Missions générales
Le (la) chargé(e) de mission contribue à l'amélioration continue du fonctionnement des secrétariats médicaux et des accueils administratifs des usagers en accompagnant les projets de réorganisation et de dématérialisation du parcours patient, en développant des outils de pilotage (tableaux de bord, indicateurs), en assurant le suivi des performances :

? Suivi du déploiement des projets de dématérialisation

- Accompagner les équipes dans le déploiement des projets liés à la dématérialisation des accueils et des secrétariats médicaux : prise de rendez-vous en ligne, pré-admissions en ligne, dématérialisation des courriers et dossier patient informatisé, COPIL IA
- Définir une stratégie de déploiement de projet et organiser les moyens opérationnels pour leur déclinaison
- Planifier, suivre, mesurer les différentes étapes des projets conduits
- Accompagner le directeur adjoint dans la mise en place des projets de réorganisation en lien avec le déploiement des projets de dématérialisation
- Reporting : o Alerter systématiquement et régulièrement des points d'attention et de vigilance rencontrés lors du déploiement
- Assurer la veille technologique, en lien avec la DSI
- Rédiger des comptes rendus des échanges

? Accompagnement aux projets de réorganisation des secrétariats et des accueils

- Participer à la conception et à la mise en oeuvre de projets de transformation des fonctions médico-administratives notamment :

- La centralisation d'un ou plusieurs accueils administratifs des usagers
- La filiarisation des responsables médico-administratifs (RMA) et des secrétariats médicaux
- L'adaptation des effectifs et de l'organisation des plages horaires en fonction de l'évolution d'activité

- Réaliser des diagnostics d'organisation et des cartographies de processus
- Proposer des scénarios de réorganisation ou de mutualisation

? Réalisation et suivi des tableaux de bord

- Concevoir, produire et actualiser des tableaux de bord relatifs :

- A l'activité des secrétariats médicaux (tâche téléphonique, traitement des comptes-rendus médicaux, délais de prise de rendez-vous, % d'occupation des vacations médicales, déprogrammations...)
- A l'activité des accueils administratifs des usagers (flux, files d'attente, nombre d'anomalies de facturation...)

- Collecter, fiabiliser et analyser les données issues des outils métiers (logiciels de gestion des RDV, de file d'attente, téléphonie, Dossier patient informatisé...)
- Mettre en place des indicateurs de performance et de qualité
- Fournir des analyses régulières aux pôles concernés pour le pilotage stratégique et opérationnel

- Nature du contrat et des conditions de recrutement

- Le poste est à pourvoir dès le 05 janvier 2026, sur un grade adjoint des cadres (catégorie B).
- CDD d'un an renouvelable une fois
- Rémunération indiciaire (grille) : de 26K€ à 29K€ (indicatif sur une première expérience avérée jusqu'à une expérience de 10 ans sur des fonctions similaires)

- Quotité de temps de travail
Temps plein

III. Profil recherché
- Diplôme et formation requis

- Bac +2 ou expérience professionnelle confirmée dans la gestion de projets
- Expérience en gestion de projets, transformation numérique, accompagnement au management

- Compétences et qualités requises
? Savoirs :

- Gestion de projet et conduite de projet : niveau EXPERT requis
- Maitrise des outils d'analyse des données (Excel avancé, Powerpoint etc) : niveau EXPERT requis
- Une connaissance des logiciels institutionnels serait un atout (Télémaque, Dic't, Pastel, Digihosp)
- Compréhension des enjeux de pilotage de l'activité
- Accompagnement au management

? Savoir-faire :

- Réalisation de diagnostics organisationnels
- Conduite d'entretiens / observations terrain
- Elaboration de tableaux de bord et d'indicateurs : niveau EXPERT requis
- Animation de groupes de travail
- Rédaction de synthèses, notes et comptes-rendus

? Savoir-être :
- Rigueur, sens de l'analyse, rendre compte, sens de l'organisation
- Autonomie et proactivité
- Aisance relationnelle et posture collaborative
- Capacité à fédérer autour de projets transversaux
- Sens du service public et des usagers

IV. Renseignements complémentaires

- Rattachement hiérarchique : Direction de l'appui à la stratégie et à la performance des parcours patients - Département de la coordination et de la transformation des fonctions médico-administratives

- Liens fonctionnels :

? Département du suivi budgétaire et du contrôle de gestion
? Département du pilotage de la facturation et des frais de séjours
? Département de la performance des parcours patients
? Directions fonctionnelles
? Coordinatrices des secrétariats médicaux
? Chefs de pôle et chefs de service
? Médecins
? Cadres supérieurs de santé et cadres de santé des pôles
? Partenaires extérieurs : ANAP, autres établissements sanitaires et médico-sociaux

Le CHU de POITIERS s'engage en faveur de la diversité et de l'inclusion.
Nos offres d'emplois sont ouvertes en personnes en situation d'handicap conformément à l'article L1132-1 du code du travail.

Pourquoi rejoindre le CHU de POITIERS ?

- Faire preuve d'un engagement fort au sein d'une structure hospitalière publique
- Réputation : le CHU de POITIERS est reconnu pour ses services de hautes qualités et ses avancées dans divers domaines médicaux.
- Localisation : Situé à Poitiers, une ville avec un riche patrimoine historique et culturel, le CHU offre un cadre de vie agréable, avec un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
- Accompagnement personnalisé des agents durant leur carrière (prévention des RPS, service social du personnel.)
- Accès à l'ensemble du plan de formation institutionnel
- Offre diversifiée de restauration (Food truck, self)
- Jardins et espaces verts/ parking gratuit/ réseau covoiturage
- Accès au CE/CGOS : vacances à prix réduits, tarifs préférentiels sur des spectacles, places de cinéma, chèques cultures, CESU, prestations sociales, chèques vacances...

V. Démarches à effectuer pour postuler

Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés auprès de Madame GRANET Emilie - Directrice adjointe de la coordination médico-sociale, par téléphone au **.**.**.**.**

Déposez dès maintenant votre candidature (CV et lettre de motivation) sur le site web du CHU de Poitiers, rubrique « Le CHU recrute », la date limite de dépôt est le 16 Novembre 2025.

Ref : C110O94445