Assistant de Direction d'Unité Opérationnelle H/F - 86

Sous l'autorité hiérarchique du (de la) directeur/trice de l'unité opérationnelle, l'assistant(e) de direction intervient sur l'ensemble des affaires courantes liées aux missions du/de la directeur/trice et contribue plus largement au bon fonctionnement de l'unité opérationnelle.
Il/elle assiste le/la directeur/trice au quotidien afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation et suivi de réunions, accueil, ...) et prend en charge le suivi complet de dossiers et l'organisation d'évènements spécifiques (séminaires, colloques, ...).
Il/elle réalise également des actions de communication au sein de sa direction.Secrétariat de la Direction de l'unité opérationnelle
o Tenir l'agenda et gérer l'emploi du temps de la Direction de l'UO
o Assurer l'organisation pratique des déplacements de son/sa supérieur(e) hiérarchique et de ses collaborateurs directs
o Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs
o Assurer le traitement et le suivi du courrier
o Rédiger et mettre en forme la correspondance
o Traiter et répondre aux demandes d'informations des différents interlocuteurs (DM, services, personnes et/ou administrations extérieures...)

Coordination de l'activité et de la communication de la direction de l'UO
o Prendre en charge l'administration et le suivi de dossiers
o Gérer les dossiers courants et les missions spécifiques définies
o Élaborer et tenir à jour des indicateurs et outils de suivi de l'activité (tableau de bord, rétro-planning...)
o Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions
o Élaborer les comptes rendus, les relevés de décision et en assurer le suivi
o Réaliser des synthèses, des notes et recueillir de la documentation
o Contribuer à l'organisation d'évènements internes ou ouverts (séminaires, colloques...) ainsi qu'à la communication associée
o Diffuser les informations, coordonner et réguler les relations et les échanges