Gestionnaire de Dossiers au Rectorat de l'Académie de Poitiers 86 H/F - 86

Les 29000 personnels de l'académie de Poitiers se mobilisent au quotidien pour assurer les parcours scolaires de 300000 élèves de la maternelle au post-bac. L'académie est engagée dans une dynamique de progrès social et d'innovation et vise à préparer chaque élève au meilleur avenir possible. Le service public d'éducation de l'académie de Poitiers participe aux dynamiques territoriales en Charente, Charente-Maritime, Deux-Sèvres et Vienne pour des territoires urbains, péri-urbains et ruraux.Affecté(e) à temps plein au sein du bureau DOS 4 - en charge de la gestion des moyens en établissements privés sous contrat, vous serez chargé(e) :
Du traitement des courriers, des dossiers et des documents : enregistrement, tri, diffusion et archivage des dossiers des établissements, préparation des courriers sortants.
De la réception et vérification des pièces nécessaires au contrôle de l'honorabilité des enseignants et de l'ensemble des personnels des établissements privés hors contrat ;
De la saisie et suivi des demandes avec les outils dédiés ; Suivi des retours et relances le cas échéant ; Classement et archivage sécurisé des pièces, dans le respect des règles de confidentialité et de protection des données ; Mise à jour des tableaux de suivi relatifs aux contrôles effectués.
De la préparation des ordres de mission des inspecteurs en vue des contrôles
Du suivi de la boîte mail fonctionnelle

Conditions particulières d'exercice :

Remplacement temporaire d'un agent absent - CDD susceptible d'être renouvelé
Diversité des dossiers, ce qui nécessite de travailler en transversalité et de savoir gérer son temps en autonomie
Dossiers sensibles nécessitant une complète transparence à l'égard de son supérieur hiérarchique et de savoir alerter à bon escient

Profil recherché :

De formation Bac à Bac +2 ou expérience équivalente en secrétariat - assistanat, vous savez instruire un dossier en veillant au respect des procédures et des règles de confidentialité.
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et êtes autonome pour aller chercher les informations.
Vous savez organiser et planifier vos missions en gérant les priorités afin de respecter les délais.
Vous maitrisez les techniques de communication écrite et orale, techniques du domaine.
Vous avez un bon sens relationnel et vous savez vous adapter à votre public.
Capacité à travailler en équipe et à inscrire votre action dans un collectif de travail.
Discrétion, Polyvalence, rigueur et fiabilité.
La connaissance du fonctionnement de l'Éducation Nationale ou structure de la fonction publique est un plus.