Chargé·e d'Administration H/F - Ars Nova Ensemble Instrumental

Ars Nova ensemble instrumental - engagé dans la création musicale, la production d'évènements dédié au spectacle vivant et la transmission inclusive - recrute un-e chargé-e d'administration en CDI à temps partiel, afin d'accompagner le pilotage administratif, social et logistique de la structure.
Ce poste occupe une place centrale dans le fonctionnement quotidien de l'association, en lien étroit avec la direction, l'équipe permanente, les partenaires institutionnels et le cabinet comptable
MISSIONS :
Sous l'autorité de la direction générale, en coopération avec l'administratrice, et en lien
avec l'ensemble des équipes d'Ars Nova, vous participez au bon fonctionnement administratif et opérationnel de la structure.
À ce titre, vos missions incluent notamment :
- le suivi administratif général de l'association : secrétariat, accueil physique sur site, gestion des courriers/courriels, mise en forme de documents, archivage ;
- le suivi administratif des permanent-es, artistes et technicien-nes : gestion et actualisation des dossiers du personnel, formalités d'embauche, préparation et versement des paies, suivi et règlement des déclarations sociales ;
- le suivi comptable et financier courant : facturation, règlements, préparation et versement des paies (en lien avec le cabinet comptable), veille sur la trésorerie ;
- la coordination avec les partenaires extérieurs : organismes sociaux, banques, assurances, fournisseurs, prestataires, etc. ;
- le suivi logistique et matériel des bureaux et espaces mutualisés : fournitures, maintenance, assurances, réservations ;
- l'appui à toute mission administrative, organisationnelle ou de coordination - notamment auprès de la direction générale - nécessaire au bon déploiement des activités de l'ensemble.
Le poste est volontairement conçu avec une certaine souplesse dans le périmètre des missions, afin de pouvoir s'adapter aux besoins de la structure dans un contexte en constante évolution
Le profil recherché comprend idéalement :
- compétences confirmées en gestion administrative, comptabilité, accompagnement de projet associatif et/ou assistanat de direction ;
Les candidatures de personnes disposant d'une solide expérience professionnelle, souhaitant mettre leur expertise au service d'un projet artistique et culturel exigeant, seront particulièrement appréciées
Les 24 heures sont réparties sur 3 jours par semaine, flexibilité dans le choix des jours lors du recrutement
- Poste basé à Poitiers - présence sur site obligatoire.
- Prise de poste : 7 septembre 2026.
- Rémunération selon expérience et basée sur la Convention collective nationale des entreprises artistiques et culturelles
Date limite pour l'envoi de la candidature : 31 mai 2026 (entretiens en juin 2026)
Un cv et une lettre de motivation adaptés au poste et à la structure est essentiel pour postuler, les candidatures sans ces éléments ne seront pas retenues.

Experience: 2 An(s) - Idéalement dans le secteur culturel

Compétences: Respect des délais de traitement,Documents d'embauche,Gestion administrative du temps de travail,Législation sociale,Gestion de la paie,Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.),Calculer les salaires en tenant compte des éléments variables et des différentes cotisations sociales,Réaliser des opérations liées à la gestion des ressources humaines,Respecter les délais pour le traitement des dossiers,Respecter la confidentialité et les droits des individus,Mettre à jour les dossiers individuels des salariés (changement de situation, évolution de carrière, etc.),Effectuer les formalités d'embauche,Préparer les éléments constitutifs de la paie,Gérer les déclarations sociales et fiscales (DSN, URSSAF, caisses de retraite, etc),Assurer le suivi des dossiers de maladie, maternité, accidents du travail, etc,Réaliser la gestion administrative du temps de travail,Traiter des informations sensibles avec discrétion,Accueillir en face à face,Identifier les anomalies et apporter des solutions correctives,Aisance avec les outils de gestion administrative ,Intérêt sincère pour le secteur musical,Maitrise des outils comptables,Excellent rédactionnel , Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément,Intérêt sincère pour le spectacle vivant,Excellentes capacités de travail en équipe,Bonne maîtrise des outils bureautiques

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Arts du spectacle vivant

• Traitement du courrier