Les missions du poste
Mission
Organiser et assurer les opérations de gestion administrative, financière et matérielle (instruction, suivi, mise en oeuvre de dossiers) dans des domaines divers concourant au fonctionnement général d'un service ou d'une structure. Contribuer à la réalisation des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine d'activité.
Activités
Préparer, traiter et effectuer le suivi d'opérations de gestion courante dans divers domaines administratifs, en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière des procédures et en contrôlant la conformité des pièces constitutives des dossiers.
Contribuer à l'organisation administrative et, le cas échéant, à la logistique de divers évènements ou secteurs d'activité liés aux missions de l'établissement : élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion administrative ; mettre en oeuvre les procédures de gestion ; préparer, rédiger, proposer, saisir, mettre en forme, vérifier, enregistrer, classer, archiver des documents divers (courriers, rapports, pièces et états administratifs divers...) ; les reproduire et les diffuser.
Apporter à l'encadrement de la structure et aux chefs de service ou de projets, un conseil et une assistance fondée sur un savoir-faire administratif mis au service de l'organisation quotidienne du travail et du suivi des activités et des dossiers.
Renseigner et tenir à jour les outils de suivi de l'activité (indicateurs, tableaux de bord, statistiques) prenant en compte les objectifs définis pour l'établissement et/ou la structure et les critères de performance.
Participer au suivi de la réalisation des actions. Veiller au respect des délais et échéances. Alerter sur les risques potentiels concernant les délais, les processus opérationnels, les éléments budgétaires et financiers...
Saisir, alimenter et actualiser les bases de données destinées au suivi administratif des dossiers. Le cas échéant assurer la préparation et le traitement des pièces justificatives des dépenses et/ou recettes liées aux opérations gérées, et effectuer un suivi budgétaire sur les applications informatiques dédiées à la gestion budgétaire et financière.
Assurer un suivi de l'exécution des documents contractuels (conventions, contrats, marchés publics...) en relation avec les différents partenaires et prestataires externes. Assurer une veille sur le respect des clauses de ces documents, et alerter si nécessaire.
Contribuer par son action à la gestion des relations internes et avec les partenaires extérieurs. Assurer les relations administratives et financières avec les fournisseurs et les prestataires de service (émission des demandes de devis, des commandes ; réception et contrôle des livraisons ; gestion des rappels...).
Contribuer à la remontée des données en vue de l'évaluation des actions, en préparant, communiquant et synthétisant les éléments d'information pertinents.
Compétences requises
- Archivage des données
- Traitement du courrier