Gestionnaire Administratif et Financier des Services d'Hébergement et de Restauration Ih2ef C1 H/F - Service Public

Au sein du secrétariat général, le bureau des affaires financières et de l'achat public est plus précisément en charge du suivi et de l'exécution du budget dévolu à l'Institut (budget de l'Etat) ainsi que du respect de la commande publique au sein de l'Institut. Il est également en charge de la paie des vacataires.

Il regroupe cinq gestionnaires financiers (B), une cheffe de bureau (A) et son adjointe (A).

Au sein du bureau des affaires financières, l'agent est en charge des missions suivantes.

1. Suivi d'exécution du marché d'hôtellerie: en coopération avec les services de formation (pôle des assistants de gestion des formation), le/la gestionnaire des services d'hospitalité gère les commandes de nuitées dans les hôtels titulaires du marché

2. Suivi d'exécution de la délégation du service public du restaurant administratif de l'Institut : gestion des commandes régulières et des prestations ponctuelles (cocktails, déjeuners de travail, etc), validation des menus. Le gestionnaire participe également aux missions de contrôle de prestations.

3. Suivi d'exécution des marchés de transports mis à disposition (bus et taxis).

4. Suivi financier des prestations d'accueil particulières (restauration hors site, réservations exceptionnelles).

Dans le cadre de la transversalité et de continuité de service, l'agent sera amené à assurer des taches de gestion financière dans l'ensemble du périmètre d'activité du bureau des affaires financières.

L'activité de formation de l'Institut peut nécessiter ponctuellement une mobilisation collective exceptionnelle des agents de l'Institut: l'agent sera référent projet sur au moins l'un des grands événements annuels.

Une personne ayant une première expérience dans les domaines de la dépense et du suivi de marché ainsi qu'une appétence pour le travail en équipe. Le poste nécessite de maitriser la communication avec les titulaires des différents marchés.

Savoirs:

· Maitrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie)

· Connaissance des règles de gestion administrative et financière.

· Connaissance des règles de la commande publique.

· Connaissance des flux de dépense (ELOP).

· La maîtrise de l'outil Chorus Coeur serait un plus.

Savoir-faire:

· Rédiger un courrier administratif - certificats, courriers, compte-rendus.

· Formaliser un tableau de bord et en assurer le suivi

· Communiquer avec les fournisseurs

· Communiquer avec les autres services de l'Institut

· Travailler en équipe

Savoir-être:

· Sens de l'organisation

· Rigueur

· Capacité au dialogue

• Gestion des ressources financières