Assistant de Direction H/F - Service Public

L'assistant(e) de direction du cabinet assure l'ensemble des missions d'assistance de direction et répond aux demandes des directeurs de cabinet.

Mission spécifique

- Assurer la gestion de l'agenda du recteur ainsi que l'organisation de ses déplacements, notamment la réservation et le suivi des titres de transport.
- Assurer la co-gestion des agendas avec les assistant(e)s de direction des recteurs de la région académique.
- Préparer les dossiers nécessaires aux audiences, réunions et déplacements, en lien avec le directeur de cabinet et son adjoint.
- Travailler en coordination avec les autres assistant(e)s.
- Assurer la coordination avec les assistant(e)s du secrétariat général ainsi qu'avec les services académiques du rectorat et des DSDEN.
- Rédiger et assurer le suivi des communications et courriers destinés aux institutions et partenaires extérieurs (collectivités territoriales, élus, associations, acteurs économiques, etc.).
- Participer à la structuration numérique du travail à l'aide des applications dédiées telles que Chorus-DT, GEC et autres outils métiers.
- Informer le chauffeur et le cuisinier de toute modification de l'emploi du temps du recteur ayant une incidence sur leur activité.

Activités partagées

- Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes.
- Participer à l'organisation du travail de l'équipe de direction.
- Assister à la préparation des réunions.
- Rédiger, relire, mettre en forme, valoriser et diffuser les supports écrits (courriers, invitations, présentations, etc.).
- Participer à la cellule académique de crise afin d'assurer les fonctions de secrétariat, notamment la gestion du standard ou de la main courante.
- Assurer le traitement de dossiers ponctuels et le suivi d'affaires réservées.
- Réaliser les opérations d'archivage.

Connaissances requises

L'agent doit disposer :

- d'une maîtrise du système éducatif et de ses enjeux ;
- d'une maîtrise des techniques de documentation ;
- d'une maîtrise de la culture numérique et internet ;
- d'une expertise de l'environnement professionnel ;
- d'une expertise des techniques de communication ;
- d'une expertise des techniques liées au domaine d'activité ;
- d'une maîtrise des méthodes d'archivage ;
- d'une maîtrise du fonctionnement des administrations publiques.

Savoir-faire attendus

L'agent doit être capable de :

- réaliser des synthèses ;
- rédiger et mettre en forme des documents avec un niveau d'expertise ;
- évaluer et hiérarchiser les besoins ;
- structurer son activité de manière autonome ;
- planifier son travail et respecter les délais ;
- utiliser avec expertise les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l'activité ;
- gérer les aléas et les imprévus ;
- accueillir les interlocuteurs et prendre les messages ;
- enregistrer et classer les documents ;
- travailler efficacement en équipe ;
- utiliser les logiciels spécifiques à l'activité, notamment la GEC.

Savoir-être attendus

Le poste requiert :

- un fort sens de l'initiative ;
- une grande capacité d'adaptation ;
- un excellent sens de l'organisation ;
- une forte réactivité ;
- un sens développé des relations humaines ;
- un sens élevé de la confidentialité ;
- de la rigueur et de la fiabilité ;
- une bonne capacité à gérer le stress.

• Logiciels bureautiques
• Chorus
• Création d'une base documentaire
• Pro-activité
• Techniques de communication
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation