Agent Instructeur - Greffier Src H/F - Dreets Nouvelle Aquitaine

Au sein du Pôle 3E (Economie, Emploi, Entreprises), le service régional de contrôle et de la certification a pour mission :
(a) d'assurer la gestion et le suivi du fichier des organismes de formation en Nouvelle-Aquitaine,
(b) de contrôler l'application de la réglementation relative à la formation professionnelle, à l'apprentissage et au Fonds social européen (à l'exclusion du contrôle pédagogique)
(c) d'instruire les demandes d'agrément des centres d'examens des titres professionnels du Ministère du travail
(d) d'assurer l'animation régionale de la politique du titre professionnel.

L'effectif du service est de 14 agents ( 1 A+, 10 A, 3 B), dont 7 agents de contrôle.

Sous l'autorité du chef de service : sécuriser la traçabilité des procédures, apporter un appui au contrôle

Toutes activités : réceptionner et orienter en interne tous les documents déposés directement sur site

1°) Suivi de la réalisation du plan de contrôle :

- Enregistrement des contrôles : initialisation dans MSDC et report dans le tableau de bord du service
- Création d'un dossier numérique standard
- Fiabiliser le suivi des actes de procédure (rapports, suspensions, mise en demeure, décisions, recours administratifs ou contentieux) : suivi et enregistrement des dates et preuves de notification, veille et alertes sur les délais
- Suivi des réponses apportées (effectivité et contenu), en lien avec l'agent de contrôle concerné
- Vérification de la mise en forme et notification des actes de procédure des agents de contrôle (basés à Bordeaux et Poitiers),
- Gestion des parapheurs pour les actes à la signature du DREETS ou du préfet, dont les recours
- Aide à la préparation du contrôle, en lien avec les agents de contrôle (droit de communication, aide à la constitution de tableaux...)
- Aide à la rédaction de divers courriers simples (relances, clôture du contrôle, avis de fin d'instruction...), en lien avec l'agent de contrôle
- Archivage numérique des dossiers de contrôle

2°) Déclaration d'activité :

- Instruction et archivage des demandes d'exonération de TVA
- Notification des décisions de déclaration d'activité et d'exonération de TVA
- Au besoin : appui aux instructeurs de la déclaration d'activité et rédaction des décisions de refus de premier niveau (dossiers incomplets)
- Participation à la gestion de la boîte fonctionnelle, pour les questions standard relevant de la déclaration d'activité

3°) Titres professionnels :

- Enregistrement et suivi dans le temps des demandes
- Vérification de la complétude des demandes
- Gestion des notifications : envoi et suivi de la distribution effective
- Archivage des dossiers
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Liaisons hiérarchiques : Le chef du SR2C et son adjoint
Liaisons fonctionnelles : 3 instructeurs de la déclaration d'activité, 7 agents de contrôle et 3 chargés de mission de la politique du titre professionnel

Indiquez les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre (E, M, A, N) correspondant à la légende ci-dessous ou le niveau attendu * , ** , *** pour les savoir-être

- E (Expertise) : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
- M (Maîtrise) : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
- A Application) : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
- N : (Notions) Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

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Connaissances techniques :

Avoir des compétences en informatique- bureautique : niveau M requis
Savoir travailler en équipe : niveau M requis
Environnement institutionnel : niveau M à acquérir

Savoir faire :

Savoir s'organiser : niveau M requis
Savoir rédiger : niveau A à acquérir
savoir travailler en équipe : niveau M requis
Savoir maîtriser les délais et prioriser: niveau M requis

Savoir être :

Savoir communiquer : niveau E requis
Savoir s'adapter : niveau M requis
Avoir le sens des relations humaines : niveau E requis
Savoir rendre compte : niveau M requis
Rigueur : niveau M requis

• Diagnostic de pannes
• Créativité
• Notion