Assistante de Direction H/F - Beauchesne

Depuis plus de 40 ans, BEAUCHESNE & ASSOCIÉS accompagne ses clients dans leurs projets de plomberie, chauffage, climatisation, électricité et énergies renouvelables. Entreprise familiale à taille humaine implantée à Montmorillon, elle s'appuie aujourd'hui sur une équipe de 24 collaborateurs et dispose de moyens techniques importants avec un showroom, un bureau d'études et un service SAV dédié.

Rejoindre BEAUCHESNE & ASSOCIÉS, c'est intégrer une entreprise reconnue localement pour son savoir-faire, certifiée RGE et QUALIGAZ, intervenant aussi bien en neuf qu'en rénovation. Vous évoluerez au sein d'une structure dynamique qui valorise la proximité, la qualité de service et le développement des compétences de ses collaborateurs.

Gestion de la relation client et de la facturation

L'Assistant ( e ) de Direction assure le suivi administratif des dossiers clients. Elle :

• Réceptionne et traite les demandes des clients (appels téléphoniques, interventions, chantiers, demandes diverses).
• Établit les factures d'acompte, les factures définitives et contrôle les règlements.
• Enregistre les paiements dans les outils de gestion.
• Assure le suivi des encaissements et réalise les relances nécessaires auprès des clients.
• Coordonne les procédures de recouvrement avec les prestataires spécialisés.
• Assure le suivi et la récupération des retenues de garantie.
• Gère les dossiers liés aux garanties, aux sinistres et aux assurances.
• Assure le suivi administratif des garanties constructeurs et des contrats associés.
• Suit les qualifications, certifications et leurs renouvellements.

Gestion comptable et financière

En lien avec la Direction, le cabinet comptable et les partenaires financiers, elle :

• Assure le suivi quotidien de la trésorerie.
• Enregistre les règlements clients et suit les échéances de paiement.
• Prépare les virements et contrôle les flux financiers.
• Réalise les rapprochements bancaires.
• Assure les relations administratives avec les établissements bancaires.
• Prépare et transmet l'ensemble des éléments nécessaires à la comptabilité et aux déclarations périodiques.
• Contribue à la préparation du bilan annuel et des documents de clôture.

Gestion administrative générale

Grâce à sa polyvalence, l'Assistant ( e ) de Direction participe au bon fonctionnement de l'entreprise en :

• Assurant le suivi administratif des contrats de prestations et des abonnements.
• Gérant les dossiers administratifs liés à l'activité de l'entreprise.
• Assurant le suivi des sinistres et des déclarations associées.
• Gérant le parc de véhicules (assurances, cartes grises, contrôles réglementaires, entretiens et sinistres).
• Participant à l'organisation des réunions, événements et rendez-vous de la Direction.
• Assurant la continuité administrative des services lors des absences ou des périodes de forte activité.
• Veillant à la bonne tenue des dossiers administratifs et à leur archivage.

Amélioration continue et organisation

• Met en oeuvre et fait évoluer les procédures administratives nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise.
• Identifie les dysfonctionnements et alerte la Direction en cas de dérive.
• Est force de proposition dans l'optimisation des processus, des méthodes de travail et des outils de gestion.
• Contribue à la performance de l'entreprise en garantissant la fiabilité et la qualité des informations administratives et financières.

Formation et expérience

• Formation de niveau Bac +2 de type BTS Gestion de la PME, BTS Comptabilité Gestion, DUT/BUT GEA ou expérience significative sur un poste similaire.
• Expérience en gestion administrative, comptable et financière appréciée.

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Pack Office, logiciels de gestion, outils collaboratifs).
• Bonne maîtrise des techniques et principes de comptabilité générale.
• Connaissance des règles administratives, juridiques, sociales et comptables applicables à l'entreprise.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et à respecter les échéances.
• Excellentes capacités d'organisation, de planification et de priorisation.
• Rigueur, précision et fiabilité dans le traitement des informations.
• Respect strict de la confidentialité et gestion discrète des données sensibles.

Qualités personnelles (Savoir-être)

• Sens du service et de la relation client.
• Patience, diplomatie et écoute.
• Aisance relationnelle et capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés.
• Professionnalisme et sens des responsabilités.
• Disponibilité et réactivité face aux imprévus.
• Autonomie dans la gestion des missions confiées.
• Esprit d'équipe et capacité à collaborer avec l'ensemble des services.
• Force de proposition et implication dans l'amélioration continue des processus.
• Capacité à représenter l'entreprise de manière positive auprès des partenaires, clients, fournisseurs et organismes externes

Atouts complémentaires

• Expérience dans un environnement PME.
• Connaissance des processus de facturation, de recouvrement et de gestion de trésorerie.
• Sens de l'analyse et capacité à identifier des axes d'amélioration organisationnelle.
• Appétence pour la structuration et l'optimisation des procédures administratives.

Notre proposition

• Type de contrat : CDI
• Localisation : Montmorillon 86500
• Prise de poste : dès que possible
• Temps de travail : 35H
• Rémunération : selon profil

• Trésorerie
• Sens du relationnel
• Amélioration continue
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Rapprochement bancaire
• Relation client
• Suivi des sinistres
• Pack Office
• Facturation
• Encaissement
• Force de proposition
• Réactivité
• Patience