Chargé de Mission Accueil et Qualité H/F - Préfecture de la Vienne

Vos activités principales :

Missions en lien avec l'accueil:
- Veiller à garantir l'accueil des usagers dans le respect des démarches qualité;
- Suppléance à l'accueil en cas de besoin;
- Apporter un appui aux agents en cas de conflitou de situation complexe ;
- Gestion des tableaux de bord du service (indicateurs, suivi journalier, registre d'activité, etc.);
- Mise à jour des supports d'information à destination des usagers et des agents.
Missions en lien avec le traitement des courriers et courriels:
- Assurer le traitement des courriels (transmission aux services concernés, mise à jour du tableau de suivi);
- Assurer le suivi des circulaires;
- Assurer, en lien avec les agents de la mission courrier, le suivi du courrier réservé et des courriers SVE via l'application MAARCH;
- Suppléance au courrier en cas de besoin.
Missions en lien avec la qualité:
- Suivi des indicateurs qualité;
- Suivi de la mise à jour des documents;
- Suivi du plan d'actions et de son déroulement;
- Réalisation d'enquêtes;
- Suivi de la démarche qualité.
Pilotage:
- Suppléance en cas d'absence du responsable de pôle et de son adjointe.

Votre environnement professionnel :
Activités du service :
Le secrétariat général commun départemental de la Vienne (SGCD) assure pour l'ensemble des directions de préfecture et de directions départementales interministérielles (DDI) les fonctions support inhérentes à la gestion des ressources humaines, à la gouvernance budgétaire, à la performance, à l'immobilier et aux moyens généraux, aux fonctions d'accueil ainsi qu'aux systèmes d'information et de communication.
Les missions du Pôle Accueils Qualité consistent:
- à assurer le lien entre les usagers et l'administration;
- à accueillir et orienter les usagers des services de la Préfecture et des Directions départementales du département de la Vienne (accueil physique, téléphonique, courrier, courriel, accompagnement aux démarches en ligne);
- à assurer l'animation des différentes démarches qualité (Quali-ATE, SP+);
- à assurer l'animation de la communication interne auprès des agents de l'ATE à travers des actions événementielles, le site intranet etc.s).

Composition et effectifs du service :
- 10 agents: 2 A, 2 B (dont le présent poste) et 6 C.
Liaisons hiérarchiques :
- le responsable du pôle Accueils Qualité;
- l'adjoint(e) au responsable du Pôle Accueils Qualité
- la directrice du secrétariat général commun et son adjointe.
Liaisons fonctionnelles :
Tous les services de la Préfecture, sous Préfecture, Services déconcentrés, partenaires extérieurs.

• Accueil de la clientèle
• Contrôle qualité
• Traitement du courrier
• Démarche qualité