Assistant·e Administratif·ve H/F - Service Public

Au sein de l'établissement Réseau Canopé, la Direction de la Stratégie Financière et Juridique et de la Simplification définit la stratégie et pilote les processus dans le domaine financier, juridique et plus globalement de l'activité de l'établissement.

A ce titre, elle prend en charge la gestion budgétaire de l'ensemble des services et sites de l'établissement, le recueil, le contrôle et l'exploitation des données financières relatives à l'activité du réseau Canopé, les achats et les marchés publics, ainsi que la gestion centralisée des missions et déplacements des personnels.

Elle est également chargée d'assurer la qualité juridique des processus et des actes de l'établissement. A ce titre, elle exerce une veille juridique et un rôle d'information, de formation, d'expertise et de conseil auprès des services de l'établissement pour l'ensemble de leurs activités. Elle prend en charge les pré-contentieux et contentieux de l'établissement.

Elle accompagne la direction générale au déploiement des nouveaux projets, à l'étude de leur faisabilité et leur suivi.

Mission :

L'assistant.e administratif.ve assure la gestion des déplacements professionnels et des frais de mission des agents de l'établissement en lien avec les différents prestataires. Il/elle collecte les éléments pour établir un suivi détaillé des états de frais de missions.

Activités :

- Assurer la gestion des déplacements professionnels et des frais de missions des agents de l'établissement en lien avec les différents prestataires et interlocuteurs : réception et traitement des ordres de mission et des états de frais, tenue de tableaux de bord, contrôle des pièces dont les pièces justificatives, commande des titres de transport et des hébergements, gestion de dossiers en lien avec les missions (Plan d'Administration Exemplaire ...), interface avec le service comptable dans ce domaine d'activités, archivage
- Préparer, traiter et effectuer le suivi d'opérations de gestion courante dans divers domaines administratifs, en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière des procédures et en contrôlant la conformité des pièces constitutives des dossiers.
- Contribuer à l'organisation administrative et, le cas échéant, à la logistique de divers évènements ou secteurs d'activité liés aux missions de l'établissement : élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion administrative ; mettre en oeuvre les procédures de gestion ; préparer, rédiger, proposer, saisir, mettre en forme, vérifier, enregistrer, classer, archiver des documents divers (courriers, rapports, pièces et états administratifs divers...) ; les reproduire et les diffuser.
- Apporter à l'encadrement de la structure et aux chefs de service ou de projets, un conseil et une assistance fondée sur un savoir-faire administratif mis au service de l'organisation quotidienne du travail et du suivi des activités et des dossiers.
- Renseigner et tenir à jour les outils de suivi de l'activité (indicateurs, tableaux de bord, statistiques) prenant en compte les objectifs définis pour l'établissement et/ou la structure et les critères de performance.
Participer au suivi de la réalisation des actions. Veiller au respect des délais et échéances. Alerter sur les risques potentiels concernant les délais, les processus opérationnels, les éléments budgétaires et financiers...
- Saisir, alimenter et actualiser les bases de données destinées au suivi administratif des dossiers. Le cas échéant assurer la préparation et le traitement des pièces justificatives des dépenses et/ou recettes liées aux opérations gérées, et effectuer un suivi budgétaire sur les applications informatiques dédiées à la gestion budgétaire et financière.
- Assurer un suivi de l'exécution des documents contractuels (conventions, contrats, marchés publics...) en relation avec les différents partenaires et prestataires externes.
- Assurer une veille sur le respect des clauses de ces documents, et alerter si nécessaire.
- Contribuer par son action à la gestion des relations internes et avec les partenaire

Votre profil : Vousêtes titulaired'un Bac à Bac +2 dans le secrétariat et/ou l'assistanat polyvalent et vous possédez une expérience significative (minimum5 ans) dans un poste similaire, idéalement dans la fonction publique.

Connaissances professionnelles :

- Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative (traitement de l'information, classement, conservation des documents...)
- Connaissance du projet de l'établissement et/ou de la structure
- Connaissance des systèmes d'information, des dispositifs et procédures propres au domaine d'activité dont relèvent les dossiers traités
- Connaissances de la réglementation et des processus dans le domaine budgétaire et financier ; des normes de la commande publique
- Connaissance des techniques de communication écrite et orale ; des outils bureautiques et de secrétariat courants
- Connaissances dans le domaine de la culture numérique
- Connaissance de la méthodologie de conduite de projet
- Connaissance de l'organisation du système éducatif et de l'enseignement supérieur ainsi que du statut général de la fonction publique

Savoir-faire:

- Posséder et savoir appliquer les techniques rédactionnelles (expression écrite, web). Savoir exprimer et structurer des idées ; réaliser des synthèses et des tableaux de suivi
- Etre capable de planifier et gérer le temps et les aléas ; de respecter et faire respecter les programmations, délais et échéances ; d'organiser et structurer son travail
- Avoir la capacité de mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Savoir élaborer et contrôler des actes administratifs
- Savoir utiliser les outils bureautiques et les applications informatiques spécifiques à l'activité
- Savoir évaluer et hiérarchiser des besoins. Apporter des réponses à des besoins spécifiques
- Savoir concevoir, piloter, planifier, suivre, évaluer un projet.
- Etre capable de traiter des informations avec pertinence en fonction du sujet ou du contexte ; d'enregistrer et classer des documents
- Savoir renseigner un dispositif d'évaluation de l'activité ; alerter et rendre compte

Savoir-être :

- Etre apte au travail en équipe. Faire preuve de la faculté d'établir des relations et en effectuer un suivi efficace ; le cas échéant d'animer un groupe.
- Etre organisé.e, rigoureux.se, fiable, autonome ; capable d'adaptation et de réactivité.
- Avoir le sens des responsabilités, l'esprit d'initiative.
- Montrer une aptitude à conceptualiser et à faire preuve de capacité prospective.
- Posséder une capacité de raisonnement analytique et l'esprit de synthèse.
- Avoir le sens du relationnel. Savoir écouter, communiquer, exposer des idées, argumenter, convaincre. Faire preuve de maîtrise de soi et de diplomatie.

• Statistiques
• SGBD
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Conduite de projet
• Rigueur et méthode
• Pro-activité
• Contrôle du budget
• Système d'information
• Réactivité